Scanbot

Scanbot ist eine kleine, sehr hilfreiche App für den Alltag. Sie hilft dir, beispielsweise Rechnungen von unterwegs für deinen Steuerberater zu archivieren. 

Innovativität: Einstellungsoptionen: Nutzerfreundlichkeit: Design:

Meine Meinung

Sacnbot ist eine kleine App, die mir im Alltag einige Zeit und ziemlich viel Geld spart. Als Bürokratie-Muffel hilft sie mir bei der Organisation von Rechnungen und Steuerklärung.

Es gibt nur wenige Programme, die auf dem Homescreen meines Handys länger überlebt haben. Eine davon ist Scanbot – ein Programm, das zwar nichts mit Journalismus zu tun hat, mir aber immens hilft, meinen journalistischen Alltag zu managen. 

Fakten & Daten

Preis

Sprache
Lernzeit
Arbeitszeit
Ausspielart
Testdatum
Tutorial
Support

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Basic: kostenlos
Pro: ab 4,19 €
deutsch
2 Minuten
2 Minuten
PDF
29.09.2017
FAQs
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zum Tool

Ich finde es zwar faszinierend, mich beispielsweise durch Dokumente und Geschäftszahlen von Unternehmen zu wühlen, um mehr über sie herauszufinden. Wenn es aber an meine Akten geht, bin ich der schlimmste Chaot. Das führte dazu, dass ich am Ende des Jahres auf die Frage meiner Steuerberaterin, ob ich Ausgaben abrechnen wolle, nur mit den Achseln zucken konnte. Rechnungen habe ich nie gesammelt. Das hat mich pro Jahr sicher mehrere Hundert Euro gekostet. 

Als (teilweise) freier Journalist bin ich des Öfteren unterwegs und zahle für Dinge, die ich von der Steuer absetzen könnte. Mit der App kann ich Rechnungen vor Ort digitalisieren, in die Cloud laden und meiner Steuerberatin zugängig machen – ohne, dass ich mich je wieder darum kümmern muss. 

Anschauungsbeispiel

Kamera IIKamera II

Pro oder Basic?

Die App gibt es in einer kostenlosen und einer Premium-Version für iOS und Android. Mit einem Pro-Account verspricht Scanbot sogar analoge Dokumente auszuwerten, Texte darauf zu erkennen und zu digitalisieren. Außerdem kannst du sie dann durchsuchen, sie signieren und noch ein paar andere fancy Dinge machen. Doch all das brauche ich nicht, für meine Belange reicht bereits die Basis-Version. 

Öffne dafür die App. Es startet dann ein Kameramodus mit grünem Fenster, das versucht rechteckige Strukturen zu erkennen. Legst du der App nun ein Dokument bzw. eine Rechnung auf eine (möglichst kontrastreiche) Oberfläche, dirigiert dich Scanbot in die optimale Position für einen Scan und schißet ein Foto. Aber selbst wenn du schräg draufhältst, kann die App nachträglich das Bild perspektivisch verzerren (s. Bildergalerie) und dein Dokument so ziemlich gut und leserlich digitalisieren. 

Upload in die Cloud

Ist das Bild geschossen, musst du das Bild nur noch über den Button "Sichern" in eine Cloud laden. Scanbot erlaubt dir u.a. folgende Dienste: Box, Dropbox, Evernote, Google, Drive, OneDrive, Shoebox, Telekom Cloud, One Note und Todoist. Möglich ist aber auch ein lokaler Ordner. 

Tricks für Pros
Einmal im Jahr miste ich den Upload-Ordner bei Google Drive aus, damit meine Steuerberatin sich nicht durch die Rechnungen vom Vorjahr kämpfen muss. Alle Scans verschiebe ich dann ins Archiv. So kann ich sie auch noch nach Jahren bei Bedarf leicht wiederfinden.

Ich nutze Google Drive, was seit zwei Jahren auch problemlos klappt. Da du dem Finanzamt zumindest theoretisch auch die Rechnung in Papierform vorweisen können musst, solltest du sie nicht wegschmeißen. Bei mir kommt sie stets unsortiert in eine Klarsichtfolie, die einmal im Jahr ausgetauscht wird. Der Ordner, in den Scanbot meinen Rechnungs-Scan nun hochlädt, habe ich zudem für meine Steuerberaterin freigegeben. Ich muss mich also nie wieder mit den Rechnungen beschäftigen. Sie kann jederzeit darauf zugreifen und am Jahresende die Abrechnung machen. 

Ähnlich handhabe ich auch alle Einnahme-Rechnungen und Schreiben des Finanzamtes, die mich erreichen. Ich muss dadurch am Jahresende nie Dokumente für die Steuererklärung zusammensuchen – was bei mir ohnehin ein sinnloses, verzweifeltes Unterfangen wäre. 

Pro

Scanbot kostet mich in der Basis-Funktion kein Geld. Die App läuft stabil, ist benutzerfreundlich, schön anzusehen und macht, was sie soll. Viel zu meckern gibt es da nicht. 

Kontra

Der einzige Kritikpunkt betrifft deswegen auch weniger die App, als die dunkle Unterlage, die es braucht,. Damit das Programm das Dokument von der Umgebung unterscheiden und Scans exakt beschneiden kann, braucht es einen kontrastreiche Unterlage. Doch meistens reicht bereits eine Holz-Tischplatte, um genügend Farbdifferenzen zu erzeugen. 

Fazit & Alternativen

Mir hilft Scanbot richtig Geld zu sparen. Es hat ein wenig gebraucht, bis ich mir antrainiert hatte, bei jeder infrage kommenden Rechnung das Smartphone zu zücken und schnell einen Scan zu machen. Mittlerweile läuft das aber. 

Scanner-Apps gibt es daraus sicher viele. Und so manche kann den Job sicher ähnlich gut machen. An Scanbot habe ich aber bisher nichts zu meckern.